体験型イベントに定価がないのは、費用の大半が企画そのものではないからです。価格を決めるのは、開催日数、1時間あたりに通せる人数、複数都市を巡回するか、そして誰が運営するかの四点です。見た目が同じ企画でも、この四行だけで数倍の差が出ます。
同じ要件の見積もりが比較できない理由
三社に体験型イベントの見積もりを依頼すると、金額は大きく開きます。多くの場合それは「一社が高い」と解釈されます。実際には各社が別のものを見積もっています。依頼書が、費用を決める四つの判断を確定していないからです。
見積もりが比較できるのは、全社に同じ開催日数、同じ時間あたりの処理人数、同じ会場数、同じ運営体制を伝えたときだけです。それまでは、最も安い金額は単に最も少なく想定した金額にすぎません。
金額を動かす四つの行
| 変数 | 何が変わるか |
|---|---|
| 現地での日数 | 搬入と撤去はほぼ固定費です。1日開催ではそれを一度で負担し、按分が効きません。同じ設備を1週間使えば1日あたりの費用は大きく下がります |
| 1時間あたりの人数 | 処理能力は台数と人員で買うものです。通せる人数を倍にするとは、多くの場合「速く動く」ことではなく設備を倍にすることです |
| 巡回するか | 1カ所なら設営です。巡回はそれに加えてケース、輸送、ロードクルー、そして4時間で立ち上げる版のリハーサルが必要になります |
| 誰が運営するか | 体験を回す進行役は、自社の営業が後ろに立っているのとは別の費目です。そして初回見積もりで最も抜け落ちやすい費目でもあります |
それ以外、グラフィック、ブランディング、造作の仕上げは、この四つのどれよりも金額への影響が小さくなります。
誰も見積もらず、全員が払う費用
必ず後から発覚するのが効果測定です。何が起きたかを記録する手段のないイベントは、結果ではなく感想を残します。感想は次回と比較できません。
高額だから抜けるのではありません。誰の担当でもないから抜けるのです。代理店は見積もらず、会場は提供せず、ブランド側は数字が勝手に集まると考えています。集まりません。
回答が揃うように依頼書へ書くこと
次を確定させた依頼書なら、見積もりを横に並べて読めます。
- 現地での日数と、搬入・撤去がその日数に含まれるかどうか
- 1日あたりではなく1時間あたりの目標参加人数。1日あたりの数字は待ち行列を隠します
- 1会場のみか、複数会場の初回か。複数なら何会場で、距離はどれくらいか
- 会場に立つのは誰か。自社チームか、手配する進行役チームか、その両方か
- 何を記録するか。参加数、滞在時間、データ取得、コンテンツ、あるいはそのすべて
- 終了後に設備をどうするか。二度使う設営と、使い捨てる設営は投資の性質が違います
最も安い見積もりが最も高くつく理由
他社より大幅に安い見積もりは、ほぼ必ず処理能力か人員か測定を削っています。そしてその三つこそ、イベントが成果を生むかどうかを決める要素です。削減は本物ですが、リターンを生んでいた場所だけで行われています。
有効な問いは「イベントにいくらかかるか」ではありません。「参加者1人あたりいくらか」、そして「開催時間内に実際に何人通せるのか」です。
よくある質問
- 体験型イベントの費用はどれくらいですか
- 定価はありません。企画そのものは費用の一部にすぎず、価格を決めるのは開催日数、1時間あたりに通せる人数、巡回の有無、運営体制の四点です。見た目が同じ企画でも、この四点だけで数倍の差が出ます。
- なぜ会社によって見積もりが大きく違うのですか
- 各社が別のものを見積もっているためです。依頼書が開催日数、1時間あたりの処理人数、会場数、運営体制を確定していなければ、各社が独自に想定します。最も安い金額は、最も少なく想定した金額です。
- 初回の見積もりで抜けやすい項目は何ですか
- 効果測定と運営人員です。測定は高額ではありませんが誰の担当でもないため抜け落ち、結果ではなく感想が残ります。人員は自社チームで賄う前提にされたときに抜け、その担当者を本来の業務から外すことになります。
- 依頼書には何を書くべきですか
- 現地日数と搬入撤去の扱い、1日ではなく1時間あたりの参加人数、会場数、運営者、記録すべき指標、終了後の設備の扱い。この六点があれば、複数社の見積もりを横に並べて比較できます。