Renta de simuladores de carreras para eventos: la cuenta que casi nadie hace
Es aritmética, y es la aritmética que casi todos los briefs se saltan. La capacidad es las horas abiertas divididas entre la suma de un turno más el reinicio entre turnos, multiplicado por el número de unidades. El reinicio es el término que todo el mundo olvida, y en un piso concurrido suele durar tanto como el turno.
La fórmula
La capacidad por unidad por hora es sesenta entre la duración del turno más la duración del reinicio. La capacidad total es eso multiplicado por las horas abiertas y por el número de unidades. No tiene nada de complicado, y por eso llama la atención lo poco que aparece en un brief.
| Término | Qué incluye de verdad |
|---|---|
| Duración del turno | Desde que el participante empieza hasta que termina. La parte que todos cotizan |
| Reinicio | Salir del asiento, entrar el siguiente, explicarle, acomodarlo, arrancar. En un piso concurrido esto dura tanto como el turno |
| Horas abiertas | No son las horas del evento. Resta la primera y la última media hora, cuando no hay nadie en el piso |
| Unidades | El único término que puedes comprar más el mismo día. Lo demás lo fijan la física y las personas |
Por qué el reinicio es el número que decide
Acortar el turno se siente como la manera de atender a más gente, y es la palanca equivocada por dos razones. Un turno más corto produce una experiencia más débil y una conversación más corta, así que estás comprando flujo con aquello que la activación existe para crear.
La capacidad real vive en el reinicio, y se compra con personal, no con equipo. Un anfitrión que le explica al siguiente participante mientras el actual todavía está corriendo elimina casi todo. Un stand donde la misma persona recibe, explica, reinicia y captura datos, no.
La pregunta que hay que hacerle al proveedor
No "cuánta gente aguanta", que invita a un número optimista. Pide la duración del turno y la del reinicio por separado, y haz tú la multiplicación. Un proveedor que ya lo ha operado responde las dos sin dudar y te pregunta cuánto personal tienes presupuestado.
Después compara el resultado con la cantidad de gente a la que de verdad quieres llegar. Si la cuenta dice que vas a atender a un tercio, esa es una decisión de unidades y personal que se toma con anticipación, no un descubrimiento a las dos de la tarde con una fila que hay que rechazar.
Lo que cuesta rechazar gente
Una fila es un activo hasta el momento en que deja de avanzar. A partir de ahí, cada persona que se va es alguien que eligió interactuar con la marca y fue rechazada, lo que es peor que no haberla atraído nunca, y pasa enfrente de todos los que siguen esperando.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta gente atiende un simulador de carreras por hora?
- Sesenta entre la suma de un turno más el reinicio entre turnos. El reinicio es el término que casi todos los briefs omiten, y en un piso concurrido dura tanto como el turno, lo que reduce a la mitad la capacidad que la gente cree estar contratando.
- ¿Cómo se aumenta la capacidad de una activación?
- Con unidades y con personal, no acortando turnos. Un turno más corto compra flujo a costa de la calidad de la experiencia. Un anfitrión que explica al siguiente mientras el actual todavía corre elimina casi todo el reinicio.
- ¿Qué debo preguntarle a un proveedor sobre capacidad?
- Pide la duración del turno y la del reinicio como dos números separados en vez de preguntar cuánta gente aguanta, y haz tú la multiplicación. Quien ya lo ha operado responde ambas sin dudar y pregunta cuánto personal hay presupuestado.